Goed registreren verstevigt het inhoudelijke gesprek

“Waar ligt het voordeel van registreren en hoe krijg ik mijn mensen zover dat ze tijd en energie daaraan besteden?” Het is een geluid dat soms bij welzijnsinstellingen wordt gehoord. Om antwoord te geven op deze problematiek – want dat is het zeker – gaan we terug naar het begin.

Veel organisaties zijn doorlopend bezig de dienstverlening te verbeteren, bij voorkeur langs de lijn Plan, Do, Check, Act (= Kwaliteitscirkel Deming). De verbinding tussen deze activiteiten is het communiceren tussen mensen. Informatie is de basis van dit communiceren. Informatie(management) is daarmee een sleutel voor een doorlopende verbetering van de dienstverlening. Dit geldt ook voor welzijnsorganisaties.

Bij relatief eenvoudige, kleinschalige organisaties kan het informatiemanagement nog georganiseerd worden zonder automatisering. De koffieautomaat is in die organisaties vaak een uitstekend “informatiesysteem”: betrokkenen vinden elkaar daar gemakkelijk en wisselen de noodzakelijke informatie uit. Bij de meeste organisaties volstaat de koffieautomaat niet en zijn aanvullende systemen nodig en komt de automatisering om de hoek kijken. De meeste welzijnsinstellingen ontkomen daar niet aan.

De ervaring leert dat de automatisering nogal eens leidt tot een ondoorzichtige spaghetti aan systemen die per saldo onvoldoende informatie leveren om effectief communiceren te realiseren, want dat is het oorspronkelijk doel. In deze situaties wordt wel weer eens verlangd naar de koffieautomaat: een sterke vereenvoudiging van het informatiesysteem, teruggelegd bij mensen.

Die vereenvoudiging is onze drijfveer achter RegiCare: één systeem dat net zo eenvoudig werkt als de koffieautomaat en de informatie genereert om het onderlinge gesprek over de dienstverlening  te ondersteunen. Juist dít aspect is recent zeer duidelijk boven water gekomen bij de uitrol van RegiRapport, de rapportage-omgeving op de RegiCare database. De informatie die deze rapportages opleveren is bij nogal wat organisaties de directe aanleiding onderling te communiceren over de inhoudelijke aspecten van het werk, ook bij de koffieautomaat. Hierdoor wordt het registreren direct beloond en ervaren professionals direct het belang daarvan. Het voordeel van systematisch registreren en het meekrijgen van medewerkers is vanuit deze ervaring aangetoond.