De helpdesk bereiken via de chatbox werkt heel makkelijk. – adsysco.nl
"De helpdesk bereiken via de chatbox werkt heel makkelijk."

AdSysCo werkt samen met Coherente

Coherente is een lokale welzijnsorganisatie in Ouder-Amstel. Coherente biedt een breed pakket van producten en diensten met als doel om mensen te verbinden en de gelegenheid te bieden om actief te participeren.

De overstap

Coherente was zoekende naar een nieuw registratiesysteem en heeft in januari 2019 officieel de overstap naar RegiCare gemaakt. Anneke Mulder, directeur van Coherente: ‘Wij wilden op softwaregebied een moderniseringsslag maken en zijn toen gaan informeren bij een vergelijkbare welzijnsinstelling. Zij waren al heel enthousiast over de introductie met AdSysCo en in het najaar hebben wij toen besloten om zelf ook over te gaan naar RegiCare.’ Huib van Straten, ouderenadviseur en ondersteuner van vrijwilligerswerk bij Coherente: ‘We kwamen eigenlijk alleen voor een database naar AdSysCo toe en toen bleek er opeens veel meer te zijn en te kunnen. We waren overtuigd van alle mogelijkheden en het feit dat RegiCare ook toegespitst was op welzijnsorganisaties.’

Implementatiefase en begeleiding

Coherente heeft besloten de implementatie gefaseerd uit te voeren en een jaar uit te trekken om het systeem volledig uit te rollen. Binnen drie maanden was het systeem operationeel en inmiddels zijn ze zijn begonnen met tijdschrijven en de korte contacten invoeren. Mulder: ‘Hoewel de implementatiefase in het begin soms een extra belasting is, zien we toch de meerwaarde ervan in.’ Van Straten geeft aan dat RegiCare goed werkt, maar dat ze soms ook tegen dingen aanlopen. Mulder geeft aan dat de service van de helpdesk goed is in deze gevallen. ‘Ik vind de antwoorden ook vrij adequaat, er wordt snel gereageerd en ook even nagevraagd of het nu opgelost is, dat vind ik ook netjes.’ Daarnaast zit Coherente maandelijks met een vaste consultant van AdSysCo om tafel en zij geven aan tevreden te zijn met deze ondersteuning, waarbij hulp geboden wordt waar nodig.

Verbetering

Na een halfjaar RegiCare merkt Coherente al veel vooruitgang. Het systeem geeft een heel goed overzicht binnen Coherente en informatie is veel toegankelijker. Als voorbeeld wordt een Maatjesproject genoemd, waarbij RegiCare automatisch vrijwilligers koppelt aan hulpzoekenden. Ook geeft Mulder aan dat de eenmalige registratie in RegiCare bij uitstek handig is. Van Straten: ‘Het is meer dan alleen een IT-systeem. Je gaat heel erg nadenken over je bedrijfsstructuur en dat vind ik heel nuttig om daar eens beter naar te kijken.’