Eenmalige registratie in RegiCare is heel prettig. – adsysco.nl
"Eenmalige registratie in RegiCare is heel prettig."

AdSysCo werkt samen met Vitis Welzijn

Vitis is een welzijnsorganisatie in Westland en Hoek van Holland. De dienstverlening richt zich op participatie, ontmoeting en omkijken naar elkaar. Vitis biedt daarom informatie en advies op het gebied van wonen, zorg en welzijn en kan snel en resultaatgericht informeren, adviseren en doorverwijzen. 

Overzichtelijke gekoppelde registratie

Vitis zocht naar een nieuw registratiesysteem en heeft in 2015 de overstap naar RegiCare gemaakt. Yvonne Scholtes, manager stafdienst en ICT: ‘Indertijd hebben de reviews en ervaringen van andere welzijnsorganisaties ons overtuigd om met RegiCare te gaan werken. Wij zochten een systeem waarin het overzichtelijk was welke collega’s en vrijwilligers aan cliënten gekoppeld zijn. Ik weet vanuit het verleden dat twee verschillende collega’s op één dag bij een cliënt thuiskwamen zonder dat ze hiervan op de hoogte waren. Dat heb je als je in verschillende systemen werkt. Met RegiCare is dat nu wel op te zoeken in het systeem, die eenmalige registratie is heel prettig.’ In RegiCare kunnen cliënten die binnenkomen direct geregistreerd en gekoppeld worden aan een vrijwilliger. Alles in één registratiesysteem en altijd al je informatie overzichtelijk bij elkaar.

Implementatie en verbetering

Marjon van Oosten, welzijnsadviseur en consulent mantelzorg: ‘De implementatiefase van RegiCare was heftig, maar als je het eenmaal snapt is het wel simpel. Inmiddels is het systeem zo ingericht dat het heel werkbaar is. Afgelopen jaar zijn er vooral veel stappen gemaakt.’ Vitis is in 2018 met een projectgroep gestart om RegiCare verder uit te diepen, functionaliteit te verhogen en aan te passen op de nieuwe werkwijzen van Vitis. Van Oosten: ‘Afgelopen jaar is er veel meer eenduidigheid gekomen en is er veel verbeterd vergeleken met het begin. Inmiddels geeft het systeem echt duidelijkheid en levert het steeds meer tijdswinst op. Ik zit eens in de zoveel tijd met een vaste consulent van AdSysCo om dingen door te spreken en even te sparren of dingen beter kunnen.’ Scholtes is blij met deze vaste contactpersoon en geeft aan dat de consulent Vitis inmiddels zo goed kent dat zij in kan schatten of een wijziging in het systeem consequenties heeft binnen de organisatie.

Analyseren, leren en sturen door middel van je data

RegiCare biedt een rapportagefunctie die nodig is om processen te sturen, verantwoording af leggen, effecten te meten en benchmarking mogelijk te maken. Van Oosten: ‘Het is heel fijn dat de software nu zo ingericht is op de informatie die ik wil hebben voor de cijfers. De nieuwe rapportage tool is heel groot en compleet en gebruiken we voor de kwartaalrapportages naar de gemeente toe.’ Scholtes: ‘De rapportages gebruiken wij ook intern voor sturing en een stukje verantwoording. Door de rapportages kan je werkdruk verklaren en caseload achterhalen. Daar sturen we nog te weinig op, maar dat zou meer kunnen met het systeem.’