Registreren met zin

Deze zomer verscheen het rapport “Kansvergrotend werken aan impact” van het Verwey-Jonker Instituut. Het rapport gaat in op een belangrijke vraag: kun je de impact van sociaal werk aantonen? En als dat kan, hoe doe je dat dan? 

Een eenvoudig antwoord is er niet. Dat is ook logisch. Sociaal werk is een basisvoorziening waar inwoners op verschillende manieren gebruik van maken. Soms lossen mensen hun vraag zelf op, soms helpt een gesprek, een tip of praktische informatie. En soms is er meer ondersteuning nodig. Wanneer inwoners mede dankzij sociaal werk verder komen, levert dat een waardevolle bijdrage aan maatschappelijke doelen. Dat gebeurt iedere dag, vaak op grote schaal. Maar hoe zie je die impact terug op de werkvloer? En welke rol speelt informatie daarbij? 

“Trots op wat we doen!”  

 We spreken hierover met twee directeur-bestuurders uit het sociaal werk: Rob Slegers van SWOVE en Laura Westerik van De Welle. SWOVE zet zich met twintig medewerkers in voor het welzijn van senioren in de gemeente Veldhoven. De Welle is met veertig medewerkers een brede sociaalwerkorganisatie voor de gemeenten Hellendoorn en Wierden. 

Beide bestuurders brachten vanuit eerdere functies veel ervaring mee. Die ervaring zetten zij in om ondernemerschap, vernieuwing en samenwerking binnen hun organisaties te stimuleren. Daarbij speelt informatie een belangrijke rol. 

“Wij hebben die informatie nodig om samen kansen te zien en die goed te benutten”, vertelt Rob. Daarom maakt SWOVE de stap van “alles willen weten” naar “samenwerken met slagkracht”. Laura kijkt vooral naar leren en verbeteren. “Ik wil zichtbaar maken wat we doen en waarom dat belangrijk is. Zo kunnen we ervan leren en trots zijn op wat we bereiken.” 

Zowel SWOVE als De Welle gebruiken Regicare als organisatiebreed informatiesysteem. 

Werken met richting   

Elke organisatie heeft een duidelijke koers nodig. Daarbij hoort een logische inrichting van opdrachten, activiteiten en resultaten. Dat noemen we werken met richting. 

Regicare wordt vaak ingezet om te sturen, te controleren en verantwoording af te leggen. Dat is belangrijk en soms zelfs noodzakelijk. Wanneer processen goed zijn ingericht, kan veel administratief werk worden geautomatiseerd. Bij De Welle gebeurt dat al voor een groot deel. “De rapportages voor opdrachtgevers komen grotendeels rechtstreeks uit Regicare. Dat scheelt veel tijd en werk,” zegt Laura. 

 Werken met zin  

Toch zetten De Welle en SWOVE Regicare niet alleen in voor verantwoording. Het systeem helpt ook de professionals in hun dagelijkse werk. Zij gebruiken informatie om signalen op tijd te herkennen, ontwikkelingen te volgen, kansen te zien en passende acties te ondernemen. 

Ook het rapport “Kansvergrotend werken aan impact” benadrukt dit belang. De onderzoekers geven aan dat werken vanuit een solide verandertheorie essentieel is. Zij schrijven: "Als er bewust gewerkt wordt vanuit een verandertheorie, is het aannemelijk dat de inzet van het sociaal werk bijdraagt aan tal van vormen van maatschappelijke impact. Maatschappelijke impact die aansluit bij de kernwaarden van het sociaal werk en die ook bijdraagt aan actuele beleidsambities zoals veerkracht, zorgzaamheid, gemeenschapszin en democratisering." 

Dit gaat over de kern van het vak. Over waarom professionals zich inzetten voor inwoners en wat zij daarbij nodig hebben. 

Werken met een verandertheorie betekent ook werken met data. Niet omdat registreren een doel op zich is, maar omdat goede informatie helpt om processen beter te begrijpen en te verbeteren. Daar wordt het belang van registreren pas echt zichtbaar. Goede dienstverlening vraagt om goede informatie. Professionals nemen dagelijks beslissingen die invloed hebben op inwoners. Dan moet de informatie waarop zij vertrouwen actueel, compleet en bruikbaar zijn. 

Dat maakt registreren zinvol. 

 Registreren met zin  

Werken met richting en werken met zin zijn twee kanten van dezelfde medaille. De ene kant gaat over sturen, controleren en verantwoorden. De andere kant gaat over activeren, analyseren, leren en verbeteren. Beide zijn belangrijk en toch is er een verschil. Professionals zien en gebruiken iedere dag de voorkant van deze medaille. Daar ervaren zij direct het nut van goede registratie. 

Bij De Welle en SWOVE staat dat belang centraal. Professionals profiteren van betrouwbare informatie en voelen zich medeverantwoordelijk voor de kwaliteit ervan. Zo ontstaat een cultuur waarin iedereen bijdraagt aan goede data én er voordeel van heeft. Dat is registreren met zin. 

Bij De Welle heeft deze aanpak onder andere geleid tot een sterkere verbinding met vrijwilligers en een betere inbedding van valpreventie, waarbij de stap van zorg naar welzijn is versterkt. 

SWOVE heeft haar rol als verbinder en aanjager verder ontwikkeld door meer samen te werken en actief nieuwe verbindingen te leggen. Daardoor groeit ook de belangstelling van inwoners voor het sociaal werk in Veldhoven aanzienlijk. Dat laat zien hoe impact in de praktijk ontstaat. 

Bij registreren met zin wordt stuurinformatie en verantwoordingsinformatie zoveel mogelijk afgeleid van het dagelijkse werkproces. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar is niet altijd eenvoudig. Organisaties hebben te maken met tijdelijke opdrachten, verschillende gemeentelijke doelstellingen en opdrachtgevers die uiteenlopende informatievragen hebben. Ook bestuurders besteden veel tijd aan het omgaan met deze verschillende verwachtingen. 

Toch blijft één uitgangspunt overeind: de datakwaliteit moet geborgd zijn in het dagelijkse werk. Professionals moeten er direct voordeel van ervaren. Dan wordt registreren onderdeel van het werk in plaats van een extra taak. 

Nut en noodzaak voorop  

Registreren met zin vraagt om actieve betrokkenheid van directie en management. Zij laten zien waarom registratie belangrijk is, waar resultaten worden bereikt en wanneer successen gevierd mogen worden. Daarmee geven zij richting en motivatie. 

Daarnaast kan de leverancier van het registratiesysteem hierbij ondersteunen. Bijvoorbeeld met uniforme datasets die de registratiedruk verlagen en tegelijkertijd zorgen voor betere gegevenskwaliteit. Slimme dashboards, doorklikbare diagrammen en overzichtelijke rapportages helpen professionals om informatie snel te vinden en toe te passen in hun werk. 

ANWB AutoMaatje is daar een mooi voorbeeld van. Deze vorm van maatschappelijk vervoer wordt in heel Nederland op dezelfde manier georganiseerd, geregistreerd en gerapporteerd. 

Dat betekent: één keer zorgvuldig inrichten en vervolgens breed toepassen. Regicare verzorgt hierbij de software van ANWB AutoMaatje. 

Registreren met zin betekent dat het registreren in de eerste plaats aansluit bij wat sociaal werkers nodig hebben om hun werk goed te doen. 

Daar ligt de basis voor betrouwbare informatie, betere dienstverlening en meer maatschappelijke impact. Wanneer professionals beschikken over informatie die hen écht helpt, wordt registreren geen verplichting, maar een waardevol onderdeel van professioneel werken.