Menu
Movisie publiceerde in dit voorjaar een onderzoek naar de registratiedruk onder 200 sociaal werkers. Doe druk is hoog, heel hoog. Maar liefst 37% van de professionele tijd wordt opgegeten door het registreren. Dat moet minder, zo is het terechte geluid. Tenminste met 50% is de wens. Als automatiseerder die de dagelijkse registratiepraktijk in het sociaal domein goed kent, zijn wij het daar hartgrondig mee eens. Maar 50% reductie vergt wel een ingrijpende verandering. Een kaasschaaf schiet niet op. Het is dus hoog tijd voor een grote schoonmaak in het registratiewerk!
Rapporteren wordt door 82% van de sociaal werkers als meest belastende administratieve ergernis gezien. Dit geldt niet alleen voor verantwoordingrapportages voor opdrachtgevers maar ook voor de interne organisatie. Gedetailleerde verantwoordingsrapportages voor bestuur en management worden vaak genoemd als oorzaak van registratiedruk. Deze uitgebreide rapportages maskeren niet zelden een inefficiënte organisatie en een gebrek aan vertrouwen, zo stelt het Movisie-rapport. Investeren in de organisatie en het vertrouwen daarin kan de registratiedruk significant verlagen. Om dit te kunnen doen, is een gelijkwaardige positie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer nodig. Beide hebben belang dat de inwoners worden geholpen. Zo kan de overstap worden gemaakt van controleren naar acteren.
Naast het reduceren van verantwoordingsrapportages is het uniformeren van deze rapportages ook effectief in de strijd tegen registratiedruk. We zien namelijk een grote diversiteit die opdrachtgevers in de verantwoordingsrapportages verlangen. Zo komt het regelmatig voor dat een welzijnsorganisatie die voor vijf gemeenten werkt vijf verschillende rapportages moet opleveren. De ene gemeente neemt genoegen met een verantwoording op hoofdlijnen, de andere wil het naadje van de kous weten. De sociaal werker die op maandag werkt voor de ene gemeente werkt en op dinsdag hetzelfde werk doet voor de andere, heeft twee verschillende registraties af te handelen voor hetzelfde werk. Daar ga je met je registratiedruk.
Naast de diverse verantwoordingseisen van gemeentes, wordt de registratiedruk verder verhoogd door verantwoording richting projectfinanciers. Projecten leveren vaak onevenredig veel administratie op, zo leert ons de praktijk. Structurele financiering biedt hiervoor uitkomst. Door losse projectfinanciering te vervangen door vrije ruimte in de structurele financiering, kan registratiewerk geëlimineerd worden. Boekhoudkundig vertaalt dit zich in mutaties van de projectvoorzieningen van de organisatie. Een financiële verantwoording anders dan de geldende regels voor de jaarrekening is niet nodig. Resteert een inhoudelijke verantwoording, die kort en bondig kan zijn.
Kortom, het opstellen van een uniforme set aan landelijke verantwoordingseisen rondom de belangrijkste primaire processen van welzijnsorganisaties is een belangrijke stap om de registratiedruk te reduceren. Toepassing hiervan vergroot de aansturing op hoofdlijnen en reduceert de registratiedruk vanuit opdrachtgevers.
AdSysCo loopt als automatiseerder nu 30 jaar rond in de sector en heeft inmiddels in veel keukens gekeken. Wij herkennen de problematiek van de registratiedruk duidelijk. In de meeste gevallen begint de registratiedruk met een complexe organisatie. Maak je (de omgeving van) de organisatie complex, dan wordt de automatisering een gedrocht. Administratieve werkprocessen moet je eerst vereenvoudigen en standaardiseren alvorens ze te automatiseren. Financieringsvormen en verantwoordingsrapportages moet je eerst uniformeren en dan pas automatiseren. Automatisering en registratiesystemen zijn geen oplossingen om de organisatie eenvoudiger te maken; eenvoudiger organiseren is een voorwaarde om de automatisering beheersbaar te houden. Eerst organiseren, dan automatiseren!
Op het vlak van automatisering wordt er binnen veel organisaties in het sociaal domein nog gewerkt met verzuilde registratiesystemen die telkens een deel van het totaal ondersteunen. In de strijd tegen registratiedruk is een integraal systeem onontbeerlijk. AdSysCo ontwikkelt en implementeert RegiCare, een integraal gebruiksvriendelijk informatiesysteem rondom alle primaire processen in het sociaal domein. Gegevens eenmaal vastleggen en vervolgens slim gebruiken, dat is het idee en dat idee werkt: er wordt veel tijd bespaard op het registratiewerk. Zo kunnen we samen op naar 50% reductie in registratietijd.
Registreren is niet de favoriete bezigheid van de sociaal werkers. Hoe minder, hoe beter. De grote uitdaging is nu hoe de registraties zo in te richten dat ’druk’ verandert in ’nut’, dus als een meerwaarde van het werk van professionals. De organisatie en het gebruikte registratiesysteem moet hen vooral helpen, zoals een opgeruimde kast voor velen prettiger is dan een puinhoopkast. Dit impliceert dat keuzes gemaakt moeten worden over wat in die kast terecht komt.
’Kill your darlings’ is een doorlopende uitdaging die wij met onze gebruikers aangaan. Je moet overtuigende argumenten hebben om iets vast te leggen of om gegevens te laten zien of om die te kunnen aanpassen. Zijn die er niet, dan moet je er niet aan beginnen, want voor dat je het weet zit je weer met die verdraaide 37% registratietijd. Het is dus hoog tijd om de handen uit de mouwen te steken en die kast grondig op ruimen; want less is more!
Gegevens eenmaal vastleggen en vervolgens slim gebruiken, dat is het idee van RegiCare. Zo wordt er veel tijd bespaard op het registratiewerk. Meer weten over de mogelijkheden van RegiCare? Neem vrijblijvend contact op.
