‘Tijdens een relatiedag van AdSysCo in het Spoorwegmuseum ontstond inspiratie om met digitalisering van het werk aan de slag te gaan. We vonden Positieve Gezondheid en de Effectenmonitor een mooi voorbeeld. Naar aanleiding hiervan zijn we gestart met visie ontwikkeling voor onze organisatie.’
Aan-Z heeft nagedacht over wat hun klant over 5 of 10 jaar nodig heeft. ‘Want dit is wel een andere klant die we nu hebben’, geeft Corinne aan. ‘We vragen ons af welke stappen we vandaag al kunnen zetten zodat we onze organisatie meenemen in die beweging. Van oudsher zie je een beetje dat hulpverleners moeite hebben met verandering. Het zijn veelal groene mensen. (later meer over mensen en kleuren, red.) Toch ken ik binnen onze organisatie weinig mensen die helemaal niet willen veranderen.’
‘Vanuit het idee dat medewerkers daarover mee horen te denken en zich moeten kunnen uiten, zijn we begonnen het gesprek te voeren met hen over: waar groeien we naartoe? Wat heeft onze toekomstige klant nodig?
Als we vinden dat iets niet goed gaat, kijken we in de spiegel. Hebben we het zelf nog goed op orde en onder controle? We reflecteren veel met teamleiders. Wat kunnen we leren van wat er is gebeurd? Ook wat de teamleider meemaakt met zijn medewerkers. Niet alles gaat altijd goed, en dat is niet erg. Het is mensenwerk. Maar hoe gaan we ermee om?
Er bestonden veel teams. Teams in Terneuzen, teams in België. Een team Jeugd. Een team maatschappelijk werk. Binnen die teams werd er generalistisch gewerkt. Hier zijn we van teruggekomen. We geloven niet in generalistisch werken. Er zijn echt voorbeelden waarbij het wel werkt, maar bij aan-z werkt het niet. We hadden te veel verschillende vragen en werksoorten. Mensen moesten te veel weten van verschillende domeinen en holden achteruit in expertise. Dan word je van alles een beetje, maar wat is dan je meerwaarde als professional? Hoe help je de inwoner écht goed? We moesten terug. De professie hoog houden en natuurlijk het werkgeluk van medewerkers. Om een voorbeeld te geven; we hebben nu een coördinator Jeugdpreventie die alles weet van jeugdpreventie; daar kun je mee schakelen. In de wijk komt alles samen. De teamleiders werken vanuit de inhoud van het werk. Dit werkt goed.’
Digitaal werken gaat alle teams raken. Ons belangrijkste doel is die doelgroepen bereiken die we nu nog niet binnen hebben. We willen ervoor zorgen dat een inwoner 24/7 aan de slag kan met zijn eigen positieve gezondheid en dat inwoners heel makkelijk antwoorden kunnen vinden op vragen. Of zélf iets mee kan doen als hij dit wil. Het is een digitale wereld en dit moet bij je passen. Voor wie dit niet wil of kan, zijn we er fysiek. We bouwen de sociale kaart niet alleen voor onszelf maar ook voor de inwoners. We noemen het online sociaal werk. Ik denk dat we overstappen op de term digitaal sociaal werk.
We zien digitaal werken als het ontwikkelen van extra afslagen die de klant kan nemen. En ook nieuwe doelgroepen. Sommige mensen hebben best een drempel om fysiek binnen te komen. Er is ook een categorie mensen die bellen lastig vindt, zoals jongeren. Die willen wellicht zelf wat online rondneuzen. Lekker met een drankje achter de computer. Bijvoorbeeld bij relationele of financiële problemen kunnen ze een test invullen. De inwoner vindt antwoorden en misschien belt die inwoner op maandag naar het loket. Of volgt een online leerlijn zonder dat hij klant hoeft te zijn van Aan-z. Er is voor ons geen noodzaak om iemand als klant te bestempelen. Hier zit onze financiering ook niet aan vast. Soms hebben organisaties het idee dat ze wel meer preventief willen doen, maar hier geen financiering voor krijgen. Die prikkel hebben wij niet. Waar mensen zich kunnen redden of verrijken, is het voor ons positief. Dan hebben we het goed gedaan. We bieden de tools, alle inwoners kunnen er gebruik van maken. In de onderstaande illustratie staan de mogelijkheden uitgelegd die de klant bij aan-z heeft.
‘In onze campagne om meer online te werken betrekken we ook onze samenwerkingspartners. De gesprekstool Positieve Gezondheid is de eerste tool die we in alle domeinen gaan gebruiken. De GGZ en de huisartsenzorg omarmen de tool ook. Dit is echt nieuw. We schuiven toch al onze klanten en inwoners heen en weer. Door dezelfde taal te spreken is het ook voor de inwoner beter. Als een inwoner Positieve Gezondheid op onze website invult, kan hij zelf aangeven of hij hierover wil praten. Daarna kan hij doorklikken naar het hulpverleningsaanbod in zijn gemeente. Bijvoorbeeld voor het volgen van een cursus Mindfulness. De inwoner kan de test/tool ook zonder hulpverlening doorlopen. Het online maken van een afspraak kan niet. We maken deze keuze bewust omdat het in het eerste contact belangrijk is om te weten welke medewerker we aan de inwoner kunnen koppelen. We werken met specialistische teams en dan is die filter handig. Inwoners kunnen ook gewoon binnenlopen op het wijkspreekuur.
Bij het gebruik van de vragenlijst Positieve Gezondheid is de lengte van de vragenlijst voor veel klanten een probleem gebleken. Daarom zullen wij -zodra deze beschikbaar is- overgaan op het gebruik van de verkorte vragenlijst.
‘We hebben de digitalisering niet apart begroot. We zijn een kleine organisatie; we doen het gewoon. Remco kwam binnen als IT-er en nam steeds meer werkzaamheden onder zijn hoede. Hij is nu ook adviseur bedrijfsvoering en innovatie. Zijn werkzaamheden behelzen 1 fte. Er zijn een aantal mensen die hem ondersteunen. Op de afdeling Communicatie is een halve fte beschikbaar en daarnaast besteden wij (directeur en adjunct-directeur, red.) ook een gedeelte van onze uren aan innovatie.’
‘We werken samen met AdSysCo die ons ziet als innoverende partij. We vragen hen ook ons te laten zien wat er mogelijk is, zodat we kunnen kijken of dit aansluit op de visie waar wij naartoe willen. Dit vinden we fijn, omdat dit betekent dat we maatwerk krijgen. We kunnen meedenken. Het is een win-win situatie.’
Aan-z maakt online gebruik van bestaande oplossingen zoals Positieve Gezondheid, Welzijn op Recept en online leerlijnen. Denk aan bijvoorbeeld ‘Stress de baas,’ ‘Mijn plan 18,’ en ‘Geld en administratie.’ Medewerkers zijn nagenoeg allemaal geschoold in Positieve Gezondheid en Learning Stone.
Gezondeboel sluit goed aan op onze dienstverlening in de lijn die we hadden uitgezet: direct zelf aan de slag gaan. Inhoudelijk is het getoetst en kun je het direct inzetten. Het is een gebruiksvriendelijke tool/test? en het ziet er goed uit. Het is leuk om te doorlopen als inwoner.
Wij hebben ook gekeken naar Minddistrict, maar we vonden dit meer aansluiten op de ggz en huisartsen dan op het sociaal domein.
Effectenmonitor: Dit gebruiken wij als adviesinstrument. We gebruiken Mijn Mantelzorger, Mijn Relatie en Mijn Budget. Puur en op maat gemaakt. Als klanten ervoor kiezen om de online leerlijn te doorlopen, dan kunnen ze meteen of ook zelf? het effect zien. , maar dat is voor drie leerlijnen. Je ziet een verschuiving naar het preventieve stuk, en we kunnen de de klanttevredenheid meten.
Learning Stone: ‘Het voordeel van Learning Stone is dat je veel content zelf kan toevoegen. Dit is tegelijkertijd het nadeel omdat wij niet de capaciteit hebben om die content te ontwikkelen en te onderhouden. We richten ons meer op Gezondeboel want hier zit de content al in. Vooral Jeugd en Gezin vond dat er te weinig content beschikbaar is in Learning Stone. Binnen een aantal jaar zullen wij stoppen met Learning Stone.’
Mantelzorgplatform: ‘Met het budget dat we van gemeente Terneuzen hebben gekregen hebben we het mantelzorgplatform laten ontwikkelen.’
‘We zullen veel meer gaan samenwerken met de zorg en GGZ teneinde de zorg te ontlasten. Maar iedereen maakt zijn eigen afspraken terwijl het eigenlijk niet moet uitmaken van wie het platform is, als de inwoner het maar gebruikt. In onze ideale wereld staan de digitale leerlijnen die de huisarts en de ggz gebruiken ook gelinkt. Het zou mooi zijn als die platformen aan de achterkant betere afspraken met elkaar maken.’
‘We gaan de sociale kaart online weergeven. Het is een enorme klus en de informatie veroudert snel. Ik denk dat dit bijna ieders ervaring is. Daarom wordt het ook niet gedaan. We dachten: wij zijn de organisatie die het dichtste bij de inwoner staat en we doen het niet. Dan slaan we onze eigen ambitie dood. We moeten ermee aan de slag, maar het moet ook meer zijn dan alleen van ons. We zijn toen gestart met het platform Mijn Wijkconnect. Vraagt het veel? Ja. Veroudert het snel? Ja. Moedeloos? Ja. Hier zijn we eerlijk in.’
Onze afdeling Communicatie nodigde alle organisaties uit. We waren zo een half jaar verder, waarop en de informatie was alweer verouderd. Een supportclub blijft erachteraan jagen. Sociaal werkers zijn geen administratieve krachten, dus het is handig dat je wel ondersteuning geeft. We moeten er ook geld voor vrijmaken. Als we het hele preventieve aanbod in kaart brengen, geloven we dat we uiteindelijk krachtiger staan en effectiever gaan werken. Je moet erin geloven maar ook in investeren, anders sterft het een stille dood. Per team zijn er nu vier mensen online bezig. Met name bij de loketten. We verwachten dat de percentages gaan verschuiven naar online.’
‘Eigenlijk begint de implementatie bij ons al bij het aannemen van nieuwe medewerkers. In een sollicitatiegesprek met een medewerker is het standaardpraatje ook dat aan-z continu in beweging is. We vragen of iemand hiervan houdt en of het bij die persoon past. Zo maken we onze keuzes. Dat we dit vandaag doen wil weliswaar niet zeggen dat we dit over een half jaar nog steeds zo doen.’
‘De eerste ronde van een sollicitatiegesprek wordt vaak gedaan door de teammanager en een collega uit het team voor de functie. In de tweede ronde sluit de directie aan. Als we merken dat de persoonlijkheid niet matcht, dan gaan we het niet doen. Kunnen omgaan met veranderingen is het type medewerker dat we nu zoeken. We werken samen met Avans Hogeschool, Hogeschool Zeeland en mbo Scalda voor stages. Het type schoolverlaters van nu laat zich goed zien, en heeft een frisse blik. Toch moet je niet bouwen met alleen enthousiaste doeners. Je hebt ook kritische mensen nodig met tegengeluid.’
‘Vorig jaar heeft aan-z met het team disc-analyses gedaan, een persoonlijkheidstest waarin je typen mensen aan kleuren koppelt. Toen kwam er uit dat we al veel gele mensen hebben. Je moet geen gelijke kleuren zoeken hoe jezelf bent, maar juist bijvoorbeeld iemand die administratieve vaardigheden heeft aannemen en die je kan ondersteunen. Die beleving is geland en voortaan houden we hier rekening mee.’
‘Soms schuurt het wel even na een sollicitatie. Dan zegt een teamlid: ‘Ik wil eigenlijk die persoon aannemen, want die is zo leuk.’ Terwijl we een ander type kiezen omdat we die nodig hebben.’
‘Kunnen omgaan met veranderingen is het type medewerker dat we nu zoeken'
Er zijn ook medewerkers die met argusogen naar deze nieuwe ontwikkeling kijken. We hebben hierbij vooral aandacht gegeven aan het feit dat we een nieuwe doelgroep beogen, en het uitgelegd als een rotonde. Aan de achterkant kun je tools in je rugzak stoppen. De medewerker kan zelf inschatten of ze de tools inzetten of niet. De online leerlijn kan wellicht ook helpen om een nieuw groepsaanbod te starten. We gebruiken de data om verder te leren.’
Samen hebben we geschetst hoe we de boodschap konden brengen en daarna heeft Communicatie het visueel gemaakt. Vervolgens hebben we met onze opdrachtgevers gesproken. Door steeds te spiegelen is het schema met de rotonde ontstaan. We hebben een personeelsdag georganiseerd waar elk uitvoerend team een workshop gaf die linkte aan onze visieplaat. Wij gaven er in de middag een presentatie over, maar we lieten alle medewerkers eerst ervaren wat we hen vanmiddag zouden vertellen. Zo gaf jongerenwerk een demonstratie met de VR-game ReAction tegen steekgeweld onder jongeren, en heeft WMO met een app laten zien hoe ze een gespreksverslag bouwen. Voor de klant is dit niet zo digitaal, maar voor de medewerkers wel. Jeugd & Gezin heeft een familienetwerkberaad nagespeeld, en Maatschappelijk werk heeft de mensen aan het werk gezet met de online leerlijn ‘Je budget op orde’. Naast dat het leuk en leerzaam was, groeide de waardering voor elkaars werk. Het is gewoon doen, en kost ook niet veel geld. De productie staat wel een dag stil, maar een personeelsdag hou je toch ook maar 1 keer per jaar.’
‘Naast dat het leuk en leerzaam was, groeide de waardering voor elkaars werk’
‘Waar we mogelijkheden zien om medewerkers vroegtijdig te betrekken doen we dat, zoals bij de Positieve Gezondheidstesten. Positieve Gezondheid is eerst opgeleverd en daarna zijn we gaan testen. Daar haalden we op dat het een lange test is. Alles wat we nu ophalen kunnen we nog voor 1 oktober verwerken. Zo is er besloten dat we een verkorte versie willen/gaan gebruiken.
Alle inwoners die terechtkomen bij het Maatschappelijk werk krijgen nu de vraag om de Positieve Gezondheidstest in te vullen. Circa 35% van die inwoners vult ‘m in. De reden voor het niet-invullen is vaak het taalniveau. Maatschappelijk werkers kunnen er ook naast gaan zitten en het samen invullen, maar dit gebeurt in de praktijk minder. In dat geval kiezen maatschappelijk werkers voor een ander gespreksmodel om de levensdomeinen in beeld te brengen. Op dat moment wordt het soms een lastiger gesprek omdat je de bredere vraagverheldering in wilt. We hebben gezegd dat we in zo’n geval varen op de expertise van de maatschappelijk werkers.
We hebben de teams gevraagd wanneer het van toepassing is. Op scholen met brugfunctionarissen bijvoorbeeld, en met ouders en kinderen. Overal waar je eerst een intake deed.
Intern zijn we bezig met de ontwikkelingsplannen van de medewerkers. We trekken dit ook breder door, nemen ruimte en tijd om te kijken wat er al is, en waar we op kunnen meeliften. Er is nu tijd voor deze ontwikkeling omdat onze organisatie lekker loopt. Het moet om de inhoud gaan. Als je in de boardroom bezig bent met andere thema’s, dan wordt het lastig om te innoveren op de inhoud.’
‘We gaan echt meer data gedreven werken’
1 oktober 2024 is de lancering gepland. Dan gaat het eigenlijk pas echt beginnen. We richten ons verder op groepsaanbod en doorontwikkeling en betrekken alle andere partners erbij. We hebben dit tijdspad tot eind 2026 gezet. Hoe we het groepsaanbod verder invullen, en waar verder de behoeften liggen, dat staat nog niet vast. Die input halen we op uit de teams. We moeten mensen ook opleiden.’
Over een half jaar willen we data halen uit de wijken. Dan kunnen we zien op welke vlakken het in bepaalde wijken goed of minder goed gaat.
Met bijvoorbeeld schuldproblematiek willen we de vragen op de juiste manier registreren. Per vraag of categorie. Maar ook per wijk. Waar komen de meeste vragen vandaan? In welke wijken scoren we slechter? We gaan echt meer data gedreven werken.’
De Gemeente Terneuzen juicht het toe. Ze hebben zelf nog geen uitgewerkte visie op digitaal en data gedreven werken. Samen met Sociaal Werk Nederland maken we deel uit van een coalitie om wetenschappelijke data van zorg en preventie te herleiden. De vraag is: wat levert de preventieve euro op voor de zorg en hoe kunnen we dit onderbouwen? Dit is niet eenvoudig. Bijvoorbeeld: de Jeugdzorg is afhankelijk van de kosten van een bepaald kind op verwijzing. We hebben de verwijzingen onderzocht. Maar 50% komt door onze handen. De andere 50% is verwezen door gecertificeerde instellingen of huisartsen. Alles wat nu door de huisartsen wordt verwezen, moet door onze handen vinden wewant we moeten invloed op de verwijzingen kunnen uitoefenen. De huisarts kent de achterkant veel minder dan de expertise die we hier hebben. Maar de huisarts zegt ook: ‘het moet wel binnen die tien minuten gebeuren. Als ik jullie moet bellen, daar heb ik geen tijd voor.’ Samen met AdSysCo zijn we die technische koppeling met het systeem van de huisartse in een pilot aan het automatiseren. Zolang we goede verhalen hebben en we dit kunnen onderbouwen, hebben we een fijne opdrachtgever.’
‘Het levert energie en we zijn een aantrekkelijkere werkgever. We zien het letterlijk gebeuren. We worden gevraagd om te laten zien waar we mee bezig zijn. Maarten van Ooijen, (Van 10 januari 2022 tot 2 juli 2024 was hij staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport in het kabinet-Rutte IV, red.) kwam langs om onze projecten te bezoeken. Digitalisering hoort erbij. Superleuk voor de organisatie, dat zorgt voor veel enthousiasme.’
‘Aan-z is een organisatie met een kleine staf. Medewerkers kunnen twee of drie projecten aan, maar je moet ook faseren. Bij ons werkt het, maar als je als organisatie grote andere uitdagingen en klussen hebt, dan moet je jezelf afvragen of dit nu de manier is. Anders belast je mensen enorm. Het is ook een zoektocht, want er zijn geen kant en klare oplossingen. Je moet willen zoeken en deze onzekerheden voor lief nemen.’
Dit is het eerste interview in een reeks van vijf over “De implementatie van blended dienstverlening”.
Deze zijn gemaakt door de leden van BIM (Blended Impact Makers), voorlopers in blended ofwel hybride sociaal werk.
Bij organisatie aan-z in Terneuzen kijken ze anders naar hulpverlening. Digitaal sociaal werk is daar geen toekomstvisie meer, maar dagelijkse praktijk.
RegiCare van AdSysCo koppelt met Nedap Ons®! Een prachtige samenwerking om welzijn en zorg nog dichterbij elkaar te brengen.
AdSysCo is op zoek naar een senior PHP developer die zich als onderdeel van ons ontwikkelteam wil inzetten voor een toekomstbestendige, leefbare en sociale samenleving. Kom jij ons team versterken?